Todos esperábamos trabajar desde casa para tener más tiempo para asuntos personales, y aquí estamos, más ocupados que nunca. Un nuevo informe de Atlassian muestra que las personas de todo el mundo trabajan durante más tiempo, por término medio, que antes de la pandemia. La jornada laboral media se ha ampliado en 30 minutos en todo el mundo. Antes, podías asistir a un evento al mes; ahora, puedes participar en 10 eventos porque son gratuitos y no hay que desplazarse, pero tu calendario se resiente.
Si las empresas piensan en seguir con el trabajo a distancia o tener un modelo de trabajo híbrido, los trabajadores deben encontrar una salida: enfocarse mejor para lograr más con menos.
1) Elimina lo que no necesitas
La mayoría de las personas pierden su tiempo en tareas que no son importantes (para ellos), pero que parecen ser urgentes (para los demás). Desde las tareas que deben realizarse más adelante, hasta el papeleo que debe archivarse, pasando por las llamadas no deseadas o los correos electrónicos spam, los distractores siempre están dispuestos a reducir tu eficiencia. Sólo mantienen tu cerebro ocupado y aumentan tu estrés. Es difícil saber qué está hecho, qué está pendiente o qué es más importante.
Para ayudar a tu mente a centrarse en lo que es esencial y requiere tu atención, tienes que eliminar de tu vista el resto de elementos que no necesitas. Clasificar lo que no necesitas es también el primer paso de la metodología japonesa 5S que Toyota aplica para organizar su espacio de trabajo. Cancela las reuniones que pueden ser sustituidas por correos electrónicos; envía a spam los correos que no quieres; limpia tu escritorio y deja sólo los documentos que necesitas para trabajar hoy. Revisa su lista de tareas pendientes y elimina las que no estén alineadas con su propósito, delega si no es el experto o simplemente asigna las tareas restantes a un backlog para priorizarlas.
2) Divide los proyectos en partes más pequeñas
Es más fácil centrarse en pequeñas tareas de una hora que en grandes proyectos que llevan días o incluso meses. Por eso solemos tender a tachar de nuestra lista de tareas pendientes los elementos pequeños y procrastinar las tareas más complejas. A muchas personas les resulta difícil terminar un libro o una tesis por este motivo. En cambio, divide tu proyecto en partes más pequeñas, como los capítulos de un libro. Las partes más pequeñas parecen más alcanzables, más fáciles de enfocar y de calcular el tiempo para terminarlas. De este modo, la comprobación de su lista de tareas es más frecuente y, por tanto, más satisfactoria.
3) Bloquea tu calendario
Coloca en tu calendario las tareas que tienes que hacer. Al añadirlas al calendario, estás fusionando tu trabajo sincrónico (tareas que realizas con otras personas al mismo tiempo que ellas, como reuniones, llamadas telefónicas) con tu trabajo asincrónico (tareas que realizas por tu cuenta y no en tiempo real con otras personas). Según un artículo de HBR, al tener una visión completa de los compromisos que has asumido, puedes ver tu capacidad real antes de aceptar asumir más. La clave aquí es ser realista sobre lo que hay que hacer y el tiempo necesario para terminarlo. Si analizas la exactitud de tu estimación al final del día, mejorarás la planificación en el tiempo. La aplicación Sunsama, por ejemplo, combina una lista de tareas basada en todas las demás aplicaciones que tienes, calendario, Asana, Trello, Monday, Tasks, lo que sea, organizando todo lo que necesitas hacer en un solo lugar.
4) Evita el multitasking
Concéntrate cuando empieces con una tarea, como si fuera lo único que tienes que hacer. Cambiar de tarea cuesta unos 30 minutos de tiempo extra de ajuste. Decide tu lista de tareas el día anterior y dedicate a realizar una tarea cada vez. Evita el solapamiento de tareas asegurándose de terminar una antes de empezar la otra. Responde a los correos electrónicos y a los mensajes después de terminar una tarea específica o una asignación de tiempo. Puedes definir un día para las tareas administrativas o un día libre de reuniones, las mañanas para escribir o lo que te funcione para que sea más fácil tomar decisiones sobre lo que hay que hacer y cuándo.
5) Planifica toda tu jornada laboral
Cuando se trabaja desde casa, se puede ser flexible en cuanto a la hora de empezar o terminar la jornada, pero eso puede perjudicar el tiempo libre. Planifica con antelación la hora de inicio, la pausa para comer, la pausa para ir al gimnasio y la hora de finalización para asegurarte de que el tiempo de trabajo completo sigue siendo correcto y no te pases. Por supuesto, puedes dedicar más tiempo a trabajar si lo necesitas, pero también es una buena práctica ceñirse a una rutina mientras sólo se pierda de vez en cuando, que respetarla ocasionalmente y trabajar horas extra con demasiada frecuencia. Esta es una de las causas del agotamiento. Según un informe de Microsoft, «la sobrecarga digital es real y va en aumento». Comparte tu agenda con los demás para que sepan qué esperar.
Por cada minuto que dediques a ordenar tus tareas, ganarás una hora. Asegúrate de empezar y terminar cada día con un escritorio limpio y una lista de cosas por hacer en orden de prioridad. Ordena lo que no necesitas, divide los proyectos en tareas más pequeñas, bloquea tu calendario con las tareas, evita la multitarea y planifica tu día para mejorar tu concentración. Trabajar desde casa no tiene que hacerte sentir culpable cuando no trabajas. Al contrario, tiene que proporcionarte la flexibilidad necesaria para trabajar y sentirte mejor.
